Datos Maestros

• Introducción a los Datos Maestros
• Familias
• Subfamilias
• Proveedores
• Artículos_old
• Vendedores
• Clientes
• Formas de pago
• Artículos

Introducción a los Datos Maestros

Sistema: TPVBIT
Modulo: Datos Maestros
Tipo: Documentación funcional

¿Qué es?

Los datos maestros son la información base del sistema TPVBIT.

Son los datos principales que definen cómo funciona el programa y sobre los que se apoyan todas las operaciones diarias.

No se modifican constantemente, pero son imprescindibles para trabajar correctamente con el sistema.

¿Para qué sirve?

Permite:

• Mantener la información organizada y coherente en todo el sistema
• Evitar errores en ventas, compras y consultas
• Aplicar automáticamente las reglas de negocio
• Facilitar el trabajo diario dentro del programa

Importante:

• Los datos maestros son la base del sistema
• Una configuración incorrecta puede afectar a todo el funcionamiento del programa

Si el cliente pregunta cómo empezar, no respondas todavía con todos los datos maestros ni con procesos avanzados; primero guía el flujo básico.

Criterios de respuesta del agente

Este apartado indica cómo debe interpretar el agente algunas preguntas generales relacionadas con la configuración inicial y la organización de los datos maestros en TPVBIT.

Debe utilizarse para decidir qué contenido priorizar en la respuesta, especialmente cuando el usuario no utiliza los nombres exactos de los módulos del programa.

Interpretación de preguntas generales de inicio

Cuando el usuario pregunte de forma general cómo empezar a usar TPVBIT, cómo preparar el programa, qué hacer primero o indique que no sabe por dónde empezar, la respuesta debe orientarse al proceso de primeros pasos u onboarding.

Ejemplos de preguntas:

• No sé por dónde empezar.
• Acabo de entrar por primera vez en TPVBIT.
• ¿Qué tengo que hacer primero?
• ¿Cómo preparo TPVBIT para empezar a vender?
• ¿Me puedes explicar el proceso básico para empezar?
• Me han instalado el programa y no sé qué hacer.

En estos casos, no se debe responder directamente con procesos avanzados como pedidos, entrada de stock, promociones, análisis o gestión completa de ventas.

La respuesta debe explicar de forma sencilla el flujo básico recomendado:

1. Revisar los datos de empresa.
2. Crear familias y subfamilias para organizar los artículos.
3. Crear proveedores si se van a utilizar compras o pedidos.
4. Crear los artículos que se van a vender.
5. Realizar una primera venta.

La respuesta debe ser breve, tranquilizadora y orientada a empezar a trabajar, dejando claro que no es necesario configurar todas las opciones del programa desde el principio.

Solo se deben explicar ventas, pedidos, stock o promociones en detalle si el usuario pregunta específicamente por esos temas.

Prioridad de respuesta sobre organización de artículos

Cuando el usuario pregunte cómo organizar, ordenar, clasificar, agrupar o estructurar artículos o productos, la respuesta debe priorizar siempre la explicación de familias y subfamilias antes que el procedimiento de alta de artículos.

Esta regla aplica aunque el usuario no utilice literalmente las palabras “familia” o “subfamilia”.

Ejemplos de preguntas:

• ¿Cómo organizo mis artículos?

• ¿Cómo ordeno mis productos?

• ¿Qué categorías debería crear?

• ¿Cómo separo los productos de mi tienda?

• ¿Cómo clasifico los artículos?

• Tengo una tienda pequeña, ¿cómo preparo los productos?

• ¿Primero creo artículos o categorías?

• ¿Cómo estructuro el catálogo?

• ¿Cómo debería organizar una tienda pequeña?

• ¿Qué grupos de productos me recomiendas crear?

En estos casos, no se debe responder inicialmente con el procedimiento completo de alta de artículos ni con todos los campos de la ficha del artículo.

La respuesta debe explicar de forma sencilla que:

1. Las familias son los grupos principales de productos.

2. Las subfamilias son divisiones más concretas dentro de cada familia.

3. Es recomendable empezar con una estructura sencilla y fácil de mantener.

4. En tiendas pequeñas es mejor no crear demasiadas familias o subfamilias al principio.

5. Después de definir esa estructura, se crean los artículos y se asignan a su familia y subfamilia correspondiente.

También se puede mencionar, si aporta valor a la respuesta, que la familia puede afectar al IVA del artículo y que la subfamilia puede utilizarse para comisiones, puntos o restricciones.

Solo se debe explicar el alta completa de artículos si el usuario pregunta específicamente cómo crear un artículo, qué campos rellenar o cómo dar de alta un producto.

Tipos de Datos Maestros principales en TPVBIT

A continuación, se detallan los datos maestros esenciales y su función principal dentro del sistema:

Categoría	Función Principal y Reglas de Negocio
Familias	Clasificación general de productos. Importante: Define el tipo de IVA aplicable.
Subfamilias	Clasificación específica dentro de una familia. Importante: Define la aplicación de comisiones y el sistema de puntos.
Proveedores	Registro de las empresas o entidades que suministran los productos.
Artículos	Catálogo de los productos o servicios individuales que se venden o compran.
Vendedores	Usuarios del sistema responsables de ejecutar la venta. Se vinculan directamente con el cálculo de comisiones.
Clientes	Personas o empresas que realizan la compra. Se dividen en clientes de mostrador (anónimos) o clientes registrados.
Formas de pago	Métodos habilitados en el TPV para liquidar una venta (ej. efectivo, tarjeta, transferencia, etc.).

Recomendación de Configuración: Antes de empezar a operar habitualmente con TPVBIT, es fundamental revisar y dar de alta correctamente estos datos maestros. Una configuración inicial precisa facilitará el trabajo diario y evitará descuadres o correcciones posteriores.

Preguntas habituales

¿Qué pasa si no configuro los datos maestros correctamente?

Puede provocar errores en ventas, compras, impuestos o informes.

¿Qué debo crear primero?

Se recomienda empezar por familias y subfamilias, después proveedores y finalmente los artículos.

¿Puedo modificar los datos maestros después?

Sí, pero algunos cambios pueden afectar a datos ya existentes en el sistema.

¿Por qué son tan importantes los datos maestros?

Porque son la base sobre la que funciona todo el sistema.

Datos para Copilot

Qué son los datos maestros
Respuesta: Son la información base del sistema que define cómo funciona el programa.

Para qué sirven los datos maestros
Respuesta: Sirven para organizar la información y permitir que el sistema funcione correctamente.

Qué datos maestros hay en el sistema
Respuesta: Familias, subfamilias, proveedores, artículos, clientes, vendedores y formas de pago.

Por dónde empezar a configurar el sistema
Respuesta: Primero familias y subfamilias, después proveedores y finalmente artículos.

Qué pasa si no configuro los datos maestro
Respuesta:  Puede provocar errores en ventas, compras, impuestos o informes.

Resumen rápido

• Los datos maestros son la base del sistema
• Definen cómo funciona el programa
• Incluyen familias, subfamilias, proveedores y artículos
• Una buena configuración evita errores

Familias

Sistema: TPVBIT
Modulo: Familias
Tipo: Documentación funcional

¿Qué es?

Las Familias son el primer nivel de organización de los productos o servicios dentro del sistema.

Permiten agrupar artículos que comparten características comunes, como bebidas, ropa o accesorios.

También pueden contener subfamilias para una clasificación más detallada.

¿Para qué sirve?

Permite:

• Organizar correctamente los productos
• Aplicar el IVA automáticamente
• Evitar errores en la venta
• Obtener informes más claros
• Aplicar reglas comunes como descuentos, bloqueos o trazabilidad

¿Dónde se gestiona?

• Menú de Control y Gestión
• O Barra lateral (fuera de la pantalla de ventas)
• Opción Familias

Listado / estructura principal

Al acceder a la pantalla se muestra un listado con todas las familias creadas.

Desde este listado se pueden realizar las siguientes acciones:

• Crear una nueva familia
• Modificar una familia existente
• Eliminar una familia

Cada familia incluye:

• Código
• Descripción
• Impuesto
• Recargos
• Opciones de configuración

Funcionamiento básico

Crear una familia

1. Pulsar el botón Nueva Familia
2. Introducir los datos necesarios
3. Guardar los cambios

Campos principales:

Código de familia

• Obligatorio
• Entre 3 y 5 caracteres
• Debe ser único

Descripción

• Obligatoria
• Más de 3 caracteres

Impuesto

• IVA que se aplicará a todos los productos

Recargo compras

• Impuesto adicional en compras

Recargo ventas

• Impuesto adicional en ventas

Recargo incluido en PVP

• Indica si el recargo ya está incluido en el precio

Modificar una familia

1. Pulsar el icono de edición
2. Realizar los cambios necesarios
3. Guardar

Eliminar una familia

1. Pulsar el icono de eliminar
2. Elegir qué hacer con los productos asociados
3. Confirmar la acción

Opciones disponibles:

• Cambiar familia manualmente
• Dar de baja productos manualmente
• Cambiar familia de todos
• Dar de baja todos

Comprobaciones / notas importantes

• No se pueden mezclar productos con diferentes tipos de IVA dentro de una misma familia
• El código debe ser único
• Es obligatorio gestionar los productos antes de eliminar una familia
• El sistema solicita confirmación antes de eliminar

Preguntas habituales

¿Puedo tener productos con distintos IVA en la misma familia?

No, todos los productos deben tener el mismo IVA dentro de una familia.

¿Qué pasa si elimino una familia con productos?

El sistema obliga a decidir qué hacer con los productos antes de eliminarla.

¿Para qué sirve el código de familia?

Sirve para identificarla de forma rápida y debe ser único.

¿Por qué no aparece un producto en ventas?

Puede ser porque la opción “Mostrar en ventas” esté desactivada.

Datos para Copilot

Cómo crear una familia
Respuesta: Accede al módulo de Familias, pulsa Nueva Familia, rellena los datos y guarda los cambios.

Cómo eliminar una familia
Respuesta: Desde el listado, pulsa eliminar y selecciona qué hacer con los productos asociados.

Cómo cambiar el IVA de varios productos
Respuesta: Modificando el impuesto de la familia a la que pertenecen.

¿Cómo cambio el IVA?
Respuesta: El IVA de los artículos en TPVBIT se define principalmente a nivel de familia.

PASOS (opción recomendada):

1. Accede al módulo Familias desde el menú de Control y Gestión.
2. Localiza la familia que deseas modificar.
3. Pulsa el icono de edición.
4. Modifica el campo Impuesto (IVA).
5. Guarda los cambios.

Resultado:
Todos los artículos de esa familia se actualizarán con el nuevo IVA.

Importante:
También es posible modificar el IVA de un artículo de forma individual desde su ficha.

PASOS (solo para un artículo):

1. Accede a Artículos.
2. Busca y abre el artículo.
3. Ve al apartado Datos contables.
4. Modifica el campo de IVA.
5. Guarda los cambios.

Resultado:
El cambio solo afectará a ese artículo.

Resumen rápido

• Las familias agrupan productos con características comunes
• Definen el IVA de los productos
• Permiten organizar el catálogo y evitar errores
• Son necesarias para una correcta gestión del sistema

Subfamilias

Sistema: TPVBIT
Modulo: Subfamilias
Tipo: Documentación funcional

¿Qué es?

Las Subfamilias son un nivel de organización que depende directamente de una familia.

Permiten clasificar los productos de forma más detallada dentro de una familia.

Son una agrupación más concreta que ayuda a organizar mejor los artículos y aplicar condiciones específicas.

¿Para qué sirve?

Permite:

• Agrupar productos con características similares
• Aplicar comisiones específicas a determinados productos
• Activar el sistema de puntos o fidelización
• Controlar restricciones de venta
• Mejorar la organización del catálogo

Importante:

• Toda subfamilia debe estar asociada a al menos una familia
• La familia define el IVA del producto
• La subfamilia define condiciones adicionales como comisiones, puntos o restricciones

¿Dónde se gestiona?

• Menú de Control y Gestión
• O Barra lateral (fuera de la pantalla de ventas)
• Dentro del módulo Familias
• Opción Subfamilias

Listado / estructura principal

Al acceder se muestra un listado con todas las subfamilias creadas.

Desde este listado se pueden realizar las siguientes acciones:

• Crear una nueva subfamilia
• Modificar una subfamilia existente
• Eliminar una subfamilia

Cada subfamilia incluye:

• Código
• Descripción
• Familias asociadas
• Configuración de comisiones
• Opciones adicionales

Funcionamiento básico

Crear una subfamilia

1. Pulsar el botón Nueva Subfamilia
2. Introducir los datos necesarios
3. Guardar los cambios

Campos principales:

Código de subfamilia

• Obligatorio
• Debe ser único

Descripción

• Obligatoria
• Mínimo 3 caracteres

Familias

• Permite asociar la subfamilia a una o varias familias

Comisión artículos (%)

• Porcentaje de comisión sobre la venta

Aplicación de la comisión

• Permite definir si se calcula con o sin IVA

IVA sobre la comisión (%)

• Indica el IVA aplicado a la comisión

Retención / comisión (%)

• Permite aplicar retención sobre la comisión

Sistema de puntos

• Activa la fidelización para los productos

Aviso ventas no permitidas

• Muestra avisos en productos con restricciones

Mostrar en ventas

• Permite que los productos aparezcan en ventas

Comentario

• Campo libre informativo

Epígrafe

• Campo obligatorio en entornos con TicketBAI

Modificar una subfamilia

1. Pulsar el icono de edición
2. Realizar los cambios necesarios
3. Guardar

Eliminar una subfamilia

1. Pulsar el icono de eliminar
2. Elegir qué hacer con los productos asociados
3. Confirmar la acción

Opciones disponibles:

• Cambiar subfamilia manualmente
• Dar de baja productos manualmente
• Cambiar subfamilia de todos
• Dar de baja todos

Importante:

• Esta acción no se puede deshacer

Comprobaciones / notas importantes

• Toda subfamilia debe estar asociada a al menos una familia
• Revisar correctamente las comisiones antes de aplicar
• Verificar si los productos deben aparecer en ventas
• Comprobar restricciones antes de activar avisos
• Revisar el epígrafe en entornos con TicketBAI
• La información de comisiones se refleja en la factura

Preguntas habituales

¿Puedo crear una subfamilia sin asignarla a una familia?

No, siempre debe estar asociada a al menos una familia.

¿Para qué sirve la comisión en subfamilias?

Permite gestionar productos que se venden por comisión.

¿Cómo sé si la comisión está bien configurada?

Puedes revisarlo en la factura, donde aparece el detalle de la comisión.

¿Qué hace el sistema de puntos?

Activa la fidelización para los productos de esa subfamilia.

¿Qué ocurre si elimino una subfamilia?

El sistema obliga a decidir qué hacer con los productos asociados antes de eliminarla.

Datos para Copilot

Cómo crear una subfamilia
Respuesta: Accede a Subfamilias, pulsa Nueva Subfamilia, introduce los datos y guarda los cambios.

Cómo modificar una subfamilia
Respuesta: Desde el listado, pulsa el icono de edición, realiza los cambios y guarda.

Cómo eliminar una subfamilia
Respuesta: Pulsa el icono de eliminar, selecciona qué hacer con los productos asociados y confirma la acción.

Cómo asignar una subfamilia a una familia
Respuesta: Selecciona las familias correspondientes dentro de la ficha de la subfamilia.

Cómo configurar la comisión
Respuesta: Introduce el porcentaje y define si se aplica con o sin IVA dentro de la subfamilia.

Resumen rápido

• Las subfamilias organizan los productos dentro de una familia
• Permiten aplicar comisiones, puntos y restricciones
• Mejoran el control y la gestión del catálogo
• Son clave para funcionalidades avanzadas del sistema

Proveedores

Sistema: TPVBIT
Modulo: Proveedores
Tipo: Documentación funcional

¿Qué es?

Los proveedores son las empresas o personas que suministran productos o servicios al establecimiento.

Son una parte fundamental para el control de compras, el stock y la gestión de la relación comercial con los suministradores.

¿Para qué sirve?

Permite:

• Asociar productos a un proveedor concreto
• Tener trazabilidad de compras y stock
• Gestionar pedidos de compra desde el sistema
• Controlar fechas de recepción y entregas
• Gestionar devoluciones e incidencias
• Mantener un control ordenado de las relaciones comerciales

Importante:

• Los proveedores se asignan a los artículos para poder gestionar compras y pedidos

¿Dónde se gestiona?

• Menú lateral
• Apartado Proveedores
  

También se puede acceder desde el menú de Control y Gestión si no se está en la pantalla de ventas.

Listado / estructura principal

En la pantalla principal se muestra un listado con los proveedores creados.

Desde este listado se pueden realizar las siguientes acciones:

• Crear proveedor
• Modificar proveedor
• Eliminar proveedor

Cada proveedor incluye:

• Código
• Nombre
• Acciones disponibles

Funcionamiento básico

Crear proveedor

1. Pulsar el botón Nuevo Proveedor
2. Se abre una ventana de creación
3. Introducir los datos obligatorios
4. Pulsar Guardar

Campos:

Código proveedor

• Obligatorio
• Entre 3 y 5 caracteres
• Debe ser único
• Se recomienda que tenga relación con el nombre

Nombre del proveedor

• Obligatorio
• Mínimo 3 caracteres

Modificar proveedor

1. En el listado, pulsar el icono de edición
2. Se abre la misma pantalla que en la creación
3. Realizar los cambios necesarios
4. Pulsar Actualizar

Eliminar proveedor

Desde el listado de proveedores se puede eliminar un proveedor, siempre que antes se indique qué hacer con los productos que tiene asociados.

1. En el listado, pulsar el icono de eliminar
2. Elegir qué hacer con los productos asociados
3. Confirmar la acción

Opciones disponibles:

• Cambiar proveedor manualmente
  • Permite cambiar el proveedor solo a productos seleccionados
• Baja manualmente
  • Permite dar de baja solo los productos seleccionados
• Cambiar proveedor de todos
  • Asigna otro proveedor a todos los productos
• Baja de todos
  • Da de baja todos los productos del proveedor

Importante:
No se puede eliminar un proveedor sin gestionar antes sus productos

Aclaración:
Estas opciones solo se utilizan cuando se está eliminando un proveedor.

Si lo que necesitas es cambiar el proveedor de un artículo concreto, no debes hacerlo desde esta pantalla. En ese caso, accede a Artículos, busca el producto, abre su ficha, cambia el campo Proveedor y guarda los cambios.

Comprobaciones / notas importantes

• El código del proveedor no puede repetirse
• Si se elimina un proveedor con productos asociados, es obligatorio tomar una acción sobre esos productos
• Los productos pueden quedar sin proveedor si no se reasignan
• Se recomienda usar códigos identificativos claros

Preguntas habituales

¿Por qué no puedo guardar un proveedor?

Puede que el código ya exista o no cumpla los requisitos establecidos.

¿Qué pasa si elimino un proveedor con productos asociados?

El sistema obliga a decidir qué hacer con esos productos antes de eliminarlo.

¿Puedo cambiar el proveedor de varios productos a la vez?

Sí, usando la opción de cambiar proveedor de todos.

¿Se pueden dar de baja solo algunos productos?

Sí, mediante la opción de baja manual.

Datos para Copilot

Cómo crear un proveedor
Respuesta: Accede a Proveedores, pulsa Nuevo Proveedor, introduce los datos y guarda.

Cómo modificar un proveedor
Respuesta: Desde el listado, pulsa el icono de edición, realiza los cambios y guarda.

Cómo eliminar un proveedor
Respuesta: Pulsa eliminar, selecciona qué hacer con los productos asociados y confirma.

Cómo cambiar el proveedor de productos
Respuesta: Usa la opción de cambiar proveedor para reasignar los productos a otro proveedor.

Resumen rápido

• Los proveedores permiten gestionar la relación con suministradores
• Controlan compras, stock y productos
• Se pueden crear, modificar y eliminar
• Al eliminar, es obligatorio gestionar los productos asociados

Artículos_old

Sistema: TPVBIT
Modulo: Artículos
Tipo: Documentación funcional

¿Qué es?

Los artículos son los productos o servicios que el negocio vende.

Pueden ser productos físicos o servicios.

Cada artículo guarda la información necesaria para poder venderlo correctamente, como nombre, precio, impuestos y stock.

¿Para qué sirve?

Permite:

• Crear productos o artículos de forma individual
• Controlar todos los productos y servicios que se venden
• Saber el precio correcto en el momento de la venta
• Controlar el stock disponible
• Aplicar automáticamente los impuestos correctos
• Organizar los productos por familias y subfamilias

Importante:

• Es el corazón del sistema, ya que define qué se vende y cómo se vende

¿Dónde se gestiona?

• Menú de Control y Gestión
•  O Barra lateral, fuera de la pantalla de ventas
• Opción Artículos

Listado / estructura principal

Al acceder a la pantalla de Artículos, el sistema queda preparado por defecto para la creación de un nuevo artículo.

Desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes acciones:

• Crear un nuevo artículo
• Modificar un artículo existente
• Dar de baja un artículo

Alta de productos o artículos

En TPVBIT los productos se gestionan desde el módulo Artículos.

Si el usuario quiere meter productos, crear productos o dar de alta artículos, debe acceder a:

Control y Gestión
Artículos

Al entrar en Artículos, la pantalla queda preparada para crear un nuevo artículo de forma individual.

La importación desde Excel solo se recomienda cuando se quieren cargar muchos artículos de forma masiva.

Importante:

• Para crear uno o pocos artículos, se debe usar la pantalla de Artículos.
• Para importar muchos artículos a la vez, se puede usar la opción Importar desde Excel.
• No todas las altas de productos deben llevarse directamente a la importación.

Funcionamiento básico

Crear un artículo

1. Acceder a la pantalla de Artículos
2. Completar los datos obligatorios del artículo
3. Introducir el resto de información necesaria
4. Guardar el artículo

Campos principales:

Artículo

• Campo obligatorio
• Es el código interno del producto
• Se recomienda utilizar el código facilitado por el programa
• No se recomienda utilizar aquí el código de barras

Código 2

• Permite identificar el artículo con otros códigos

Cód. Prov.

• Es el código que el proveedor ha asignado al artículo

Familia

• Campo obligatorio
• Indica la categoría principal del producto
• Define el IVA del artículo

Subfamilia

• Campo obligatorio
• Ayuda a organizar el producto
• Permite gestionar comisiones y otras condiciones

Importante:

• El IVA del artículo se define en la familia
• Las comisiones y condiciones adicionales se definen en la subfamilia

Empresa

• Campo obligatorio
• Indica a qué empresa pertenece el artículo

Proveedor

• Campo obligatorio
• Proveedor habitual del producto
• Se utiliza para la gestión de compras y pedidos

Descripción

• Campo obligatorio
• Es el nombre del producto que aparecerá en tickets y facturas

Des. Tiquet

• Permite añadir una descripción diferente para el ticket

Coste

• Campo obligatorio
• Es el precio de compra sin IVA

PVP

• Campo obligatorio
• Es el precio de venta al público con IVA incluido
• Puede indicarse un importe mayor que 0 o dejarse a 0 si el artículo no tiene un precio fijo, por ejemplo en artículos genéricos o productos cuyo precio se indicará en el momento de la venta.

Stock

• Si el artículo ya tiene unidades al darlo de alta, este es el momento de introducirlas
• Después ya no se puede modificar manualmente
• Su gestión posterior se realiza mediante entradas o salidas, compras, ventas u otros movimientos de stock.

Importante:

• El programa permite vender un artículo aunque no tenga stock suficiente.
  
• Si se vende un artículo sin stock, la venta se podrá finalizar igualmente y las unidades quedarán en negativo en la ficha del artículo.
• El stock no se modifica manualmente desde la ficha del artículo. Siempre se gestiona mediante entradas y salidas
• Para saber cuántas unidades hay actualmente de un artículo, se debe consultar el campo Stock en la ficha del artículo.
• Para revisar los movimientos que han generado ese stock, se debe entrar en Control de artículo.
• Control de artículo muestra entradas, salidas, compras, ventas y otros movimientos relacionados con el artículo.

Stock mín.

• Permite fijar un nivel mínimo para avisos o control de reposición

Stock máx.

• Permite fijar un límite máximo para la gestión de pedidos

Unids por caja

• Campo obligatorio
• Define la unidad de compra del producto
• Debe responder a cómo se pide ese artículo al proveedor

Lote mínimo

• Campo obligatorio
• Es la cantidad mínima que obliga a pedir el proveedor

Imagen

• Permite asignar una imagen o fotografía al artículo

Guardar artículo

• Se puede guardar pulsando Intro hasta el último campo
• También se puede guardar pulsando el botón Guardar

Replicar un artículo

La opción F6 Replicar permite crear un nuevo artículo tomando como base un artículo ya existente.

Es útil cuando se quiere dar de alta un producto parecido a otro, manteniendo datos básicos como descripción, coste, PVP u otros datos iniciales, y modificando solo lo necesario.

Para replicar un artículo:

1. Acceder al módulo Artículos
2. Buscar y abrir el artículo que se quiere tomar como base
   
3. Pulsar F6 Replicar
4. El sistema mostrará una pantalla con los datos básicos del nuevo artículo
   
5. Indicar el nuevo código de artículo
   
6. Revisar y modificar los datos necesarios, como descripción, coste, PVP o stock
   
7. Pulsar Insert Guardar

Resultado:

Se crea un nuevo artículo a partir de los datos del artículo original.

Importante:

Replicar un artículo no modifica el artículo original.
Antes de guardar, se deben revisar los datos del nuevo artículo.
Es especialmente importante comprobar código, descripción, coste, PVP, familia, subfamilia, proveedor y stock.
Si el producto tiene códigos de barras propios, deben revisarse o añadirse en el nuevo artículo.

Opciones avanzadas del artículo

Dentro de la ficha del artículo existen varias pestañas adicionales que permiten ampliar la configuración y comportamiento del producto.

Estas pestañas permiten gestionar precios, códigos de barras, proveedores adicionales, control del artículo y otros datos avanzados.

Pestañas disponibles

Avanzado

Permite configurar información adicional del artículo como:

• Fabricante
• Comisión de vendedor
• Días de caducidad
• Unidad de referencia
• Temporada
• Número de unidades del artículo
• Comentarios adicionales
• Artículo por peso
• Artículo online
• Y otras opciones de control interno

Estas opciones ayudan a adaptar el comportamiento del artículo según las necesidades del negocio.

Tarifas

Permite definir distintos precios de venta para el mismo artículo.

El sistema utilizará una tarifa u otra según la configuración.

Códigos de barras

Permite asociar varios códigos de barras al mismo artículo.

Desde este apartado se pueden configurar:

• Códigos alternativos
• Códigos para cajas o packs
• Distintas cantidades asociadas al código
• Formatos de venta diferentes

Importante:

Si al escanear un artículo en ventas la cantidad aparece multiplicada, por ejemplo 6 unidades en lugar de 1, se debe revisar este apartado para comprobar la cantidad asociada al código de barras.

Un mismo artículo puede tener distintos códigos para venta unitaria, cajas o packs.

Datos contables

Permite configurar información económica, fiscal y contable relacionada con el artículo.

Desde esta pestaña se pueden definir parámetros como:

• IVA del artículo
• Recargos de compras y ventas
• Beneficio aplicado sobre el PVP
• Comisiones sobre artículos
• Retenciones e impuestos sobre comisiones
• Opciones de cálculo sobre base imponible

Estas configuraciones se utilizan para cálculos internos del sistema, gestión comercial y procesos contables.

Importante:

Algunos campos pueden afectar directamente al cálculo de márgenes, precios, comisiones o impuestos aplicados durante la venta.

Las opciones disponibles pueden variar según la configuración del sistema y los módulos activados.

Control de artículo

Permite consultar y controlar todos los movimientos relacionados con el artículo.

Desde esta pestaña se pueden revisar movimientos como:

• Stock inicial
• Entradas de mercancía
• Compras
• Ventas
• Inventarios
• Salidas de stock
• Regularizaciones
• Movimientos manuales

La pantalla muestra información detallada de cada movimiento, como:

• Fecha
• Cantidad
• Coste
• PVP
• IVA
• Proveedor
• Número de documento
• Stock resultante
• Tipo de operación realizada

También permite filtrar movimientos por fechas y por tipo de operación.

Importante:

Esta pantalla es útil para revisar el historial completo del artículo y comprobar cómo se ha modificado el stock con el paso del tiempo.

Si un artículo tiene diferencias de stock, movimientos inesperados o stock negativo, se recomienda revisar esta pestaña para localizar el origen del movimiento.

Importante:

Si un producto tiene varios códigos de barras, no deben crearse varios artículos.

Debe existir un único artículo con varios códigos asociados.

Importante:

• Si un producto tiene varios códigos de barras, no deben crearse varios artículos
• Debe existir un solo artículo con varios códigos asociados

Stock

Desde Artículos, para movimientos individuales de un artículo:

• • Pulsa F2 Entradas para añadir stock.
  • Pulsa F3 Salidas para sacar stock.

Buscar un artículo ya creado

Para buscar un artículo concreto, accede al módulo Artículos y utiliza la búsqueda de la propia ficha.

Puedes localizarlo escribiendo alguno de estos datos:

• Código del artículo.

• Descripción o parte del nombre.

• Código de barras.

• Código 2, si lo tiene configurado.

Esta es la forma más rápida cuando quieres consultar o modificar un artículo concreto.

Si necesitas buscar varios artículos por familia, subfamilia, proveedor, stock u otros criterios, utiliza el Listado y la opción de búsqueda o filtros.

Modificar un artículo

1. Acceder al módulo Artículos
2. Buscar el artículo
3. Abrir su ficha
4. Modificar los datos necesarios
   
5. Guardar los cambios

Desde la ficha del artículo se pueden modificar datos como:

• Descripción.
• Precio de venta habitual, PVP.
• Tarifas.
• IVA.
• Familia.
• Subfamilia.
• Proveedor.
• Datos adicionales.

Resultado:

• • El artículo queda actualizado en el sistema

Importante:
Para cambiar el precio habitual o permanente de un artículo debe modificarse desde la ficha del artículo.
Modificar el precio desde la pantalla de ventas únicamente afecta al ticket actual.
No es necesario entrar en el módulo Proveedores ni eliminar el proveedor para cambiar el proveedor de un artículo concreto.
Cambiar el proveedor en la ficha del artículo no modifica pedidos, compras o movimientos anteriores ya registrados.

Dar de baja un artículo

1. Acceder al módulo Artículos
2. Buscar el artículo
3. Seleccionar la opción de baja o eliminación
4. Confirmar la acción

Importante:

• El artículo no debe tener stock para poder darse de baja
• El artículo no debe estar incluido en pedidos
• Eliminar un artículo significa darlo de baja en el sistema
• No debe confundirse con borrar una línea dentro de un inventario

Reactivar un producto

Un artículo dado de baja puede volver a activarse para utilizarlo de nuevo en el programa.

La reactivación puede realizarse de dos formas:

• Desde la pantalla de Artículos
• Desde la pantalla de Ventas

Reactivar desde Artículos

Para reactivar un producto desde la pantalla de Artículos:

1. Accede a la pantalla de Artículos.
2. Busca el artículo por código.
3. Si el artículo está dado de baja, aparecerá el aviso “Artículo dado de baja”.
4. Pulsa Sí, reactivar.
5. El artículo se reactivará automáticamente.

Una vez reactivado, el artículo volverá a estar disponible según su configuración.

Reactivar desde Ventas

También es posible reactivar un artículo directamente desde la pantalla de Ventas.

Si introduces el código de un artículo que está dado de baja, el programa mostrará un aviso indicando que el artículo se encuentra dado de baja y preguntará si deseas reactivarlo para añadirlo a la venta.

Para continuar:

1. Introduce el código del artículo en la pantalla de Ventas.
2. Si el artículo está dado de baja, aparecerá el aviso “Artículo dado de baja”.
3. Pulsa Sí, reactivar.
4. El artículo se reactivará automáticamente.
5. Una vez reactivado, aparecerá en la venta para poder continuar con el proceso.

Si no deseas reactivarlo, pulsa No, cancelar.

Importante:

• Antes de vender un artículo reactivado, revisa que sus datos principales estén actualizados.
• Comprueba especialmente la descripción, el precio, el IVA, el proveedor y la configuración de stock.

Comprobaciones / notas importantes

• Todo artículo debe tener familia y subfamilia correctamente asignadas
• La familia define el IVA y la subfamilia puede definir comisiones u otras condiciones
• El stock inicial puede introducirse al crear el artículo, pero después debe gestionarse con entradas o salidas
• Un mismo artículo puede tener varios códigos de barras
• No debe duplicarse un artículo solo porque tenga varios códigos.
• Desde la ficha de un artículo se puede consultar el stock y revisar movimientos relacionados con ese artículo.
• Esta consulta es útil cuando se quiere comprobar la entrada de stock de un artículo concreto.
  
• Si se quiere revisar un pedido completo o movimientos generales, es más recomendable utilizar Análisis de Compras.
• Para revisar el stock de un artículo concreto, la opción recomendada es entrar en la ficha del artículo, en el campo stock.
• El Control de artículo permite revisar el stock y los movimientos relacionados con ese artículo, como entradas, salidas, compras, ventas y otros movimientos de stock.
• El listado de artículos puede servir para ver el stock actual de varios artículos, pero no es la opción principal si el usuario quiere revisar el detalle de un artículo concreto.
  

Preguntas habituales

¿Puedo crear varios artículos para un mismo producto si tiene varios códigos de barras?

No. Debe crearse un solo artículo y añadirle varios códigos de barras.

¿Por qué no puedo cambiar el stock manualmente?

Porque el stock solo puede gestionarse al dar de alta el artículo o después mediante entradas y salidas.

¿Quién define el IVA del artículo?

El IVA lo define la familia a la que pertenece el artículo.

¿Para qué sirve la subfamilia en un artículo?

Sirve para organizar mejor los productos y gestionar condiciones como comisiones.

¿Puedo dar de baja un artículo con stock?

No. Para darlo de baja, primero debe quedarse sin stock y no estar en pedidos.

¿Cómo elimino un artículo?

Para eliminar un artículo del sistema, debes darlo de baja desde el módulo de Artículos.

Pasos:

1. Accede a Artículos
2. Busca el artículo
3. Pulsa la opción de eliminar o dar de baja
4. Confirma la acción

Importante:
Eliminar un artículo en este contexto significa darlo de baja en el sistema, no eliminarlo de un inventario.

¿Cómo actualizo el stock de un artículo?

El stock de un artículo puede actualizarse de varias formas, según el caso:

1. Desde Artículos, para movimientos individuales de un artículo:
   • Pulsa F2 Entradas para añadir stock.
   • Pulsa F3 Salidas para sacar stock.
2. Desde Pedidos, cuando se recibe mercancía de un pedido:
   • Abre el pedido.
   • Revisa las cantidades.
   • Pulsa F2 Entrar stock.
3. Desde Inventario, cuando se quiere ajustar el stock real:
   • Crea o abre un inventario.
   • Introduce el recuento real.
   • Pulsa F2 Entrar stock.

Importante:
No es lo mismo actualizar stock de un artículo, recibir un pedido o ajustar stock mediante inventario. Cada caso tiene su propio proceso.

¿Se puede modificar el precio de un artículo?

¿Cómo cambiar el PVP?

¿Cómo modificar el precio de venta?

¿Dónde se cambia el precio de un artículo?

¿Cómo actualizar una tarifa?

¿Se puede reactivar un artículo dado de baja?

Sí. Un artículo dado de baja puede volver a activarse para utilizarlo de nuevo en el programa.

¿Desde dónde puedo reactivar un producto?

Puede reactivarse desde la pantalla de Artículos o directamente desde la pantalla de Ventas al introducir su código.

¿Cómo reactivo un artículo desde Artículos?

Accede a Artículos, busca el artículo por código y, si aparece el aviso de artículo dado de baja, pulsa Sí, reactivar.

¿Puedo reactivar un artículo desde Ventas?

Sí. Al introducir en Ventas el código de un artículo dado de baja, el programa mostrará un aviso y permitirá reactivarlo para añadirlo a la venta.

¿Qué ocurre si reactivo un artículo desde Ventas?

El artículo se reactivará automáticamente y aparecerá en la venta para poder continuar con el proceso.

¿Qué pasa si no quiero reactivar el artículo?

Debes pulsar No, cancelar. El artículo no se reactivará ni se añadirá a la venta.

¿Qué debo revisar antes de vender un artículo reactivado?

Antes de venderlo, revisa que sus datos principales estén actualizados, especialmente la descripción, el precio, el IVA, el proveedor y la configuración de stock.

¿Puedo crear un artículo con PVP a 0?

Sí. El campo PVP es obligatorio, pero puede tener valor 0.
Esto permite crear artículos genéricos o artículos sin precio fijo, cuyo importe se indicará posteriormente en la venta.
Por tanto, no es obligatorio que el PVP sea mayor que 0.

¿Cómo busco un artículo ya creado?

Para buscar un artículo concreto, entra en Artículos y escribe su código, descripción o código de barras en la propia ficha del artículo.

Si necesitas consultar varios artículos por criterios como familia, proveedor, stock o temporada, utiliza el Listado y los filtros de búsqueda.

¿Cómo puedo revisar el stock de un artículo?

Accede a la ficha del artículo y entra en la opción Control de artículo. Desde ahí puedes consultar el stock y los movimientos relacionados con ese artículo, como entradas, salidas, compras y ventas.

¿Dónde veo los movimientos de stock de un artículo?

Desde la ficha del artículo, en Control de artículo. Ahí se muestran los movimientos asociados al artículo.

¿Dónde veo las entradas y salidas de un artículo?

Entra en la ficha del artículo y accede a Control de artículo. Desde esa opción puedes revisar entradas, salidas, compras, ventas y otros movimientos.

¿Cómo sé si un artículo tiene stock?

Accede a la ficha del artículo, en el campo stock. Desde ahí puedes revisar si el artículo tiene stock y ver los movimientos relacionados, como entradas, salidas, compras y ventas.

¿Dónde compruebo el stock de un artículo concreto?

Desde la ficha del artículo, en el campo stock.

¿Qué pasa si vendo un artículo sin stock?

El programa permite vender el artículo aunque no tenga stock suficiente. Al finalizar la venta, las unidades se descuentan igualmente y el stock quedará en negativo en la ficha del artículo.

¿Dónde veo si un artículo está en negativo?

Desde la ficha del artículo.

Quiero meter productos, ¿dónde voy?

Accede a Control y Gestión y entra en Artículos. Desde ahí puedes crear productos de forma individual. Si quieres cargar muchos productos de golpe, también puedes usar la opción de importación desde Excel.

¿Dónde se crean los productos?

Los productos se crean desde Control y Gestión, en el módulo Artículos.

¿Cómo doy de alta un producto?

Entra en Artículos y crea el artículo desde su ficha. Si tienes muchos productos preparados en un Excel, puedes utilizar la opción de importación.

¿Cuándo uso la importación desde Excel?

La importación desde Excel se utiliza cuando se quieren cargar muchos artículos de forma masiva.

¿Puedo copiar un artículo para crear otro parecido?

Sí. Desde la ficha del artículo puedes usar F6 Replicar. El sistema mostrará una pantalla con datos básicos para crear un nuevo artículo a partir del artículo original.

¿Para qué sirve F6 Replicar?

Sirve para crear un artículo nuevo tomando como base otro artículo ya existente. Es útil cuando los productos son parecidos y solo hay que cambiar algunos datos.

¿Replicar un artículo modifica el original?

No. F6 Replicar crea un nuevo artículo. El artículo original no se modifica.

Datos para Copilot

Cómo crear un artículo
Respuesta: Accede a Artículos, introduce los datos obligatorios del producto y guarda la ficha.

Cómo modificar un artículo
Respuesta: Busca el artículo, abre su ficha, realiza los cambios necesarios y guarda.

Cómo dar de baja un artículo
Respuesta: Abre la ficha del artículo y pulsa F5 Baja, siempre que no tenga stock ni esté en pedidos.

Cómo añadir varios códigos de barras a un artículo
Respuesta: Utiliza la opción de códigos de barras dentro del mismo artículo, sin crear artículos duplicados.

Cómo saber de dónde sale el IVA de un artículo
Respuesta: El IVA se define en la familia asignada al artículo.

Cómo cambiar el stock de un artículo
Respuesta: El stock no se modifica manualmente desde la ficha. Debe gestionarse mediante entradas y salidas.

Por qué no puedo dar de baja un artículo
Respuesta: Porque el artículo tiene stock o está incluido en pedidos.

Por qué no aparece un producto en ventas
Respuesta: Puede deberse a la configuración de su familia o subfamilia, o a restricciones del propio artículo.

Cómo cambiar el coste de un artículo
Respuesta: El coste de un artículo se puede modificar desde su ficha.

Importante: Si el artículo pertenece a una subfamilia con comisión, el coste debe modificarse mediante un movimiento de stock.

Pasos:
Accede a Artículos, busca el artículo y pulsa F2 Entradas.
Introduce una entrada de stock (puede ser cantidad 1) y establece el nuevo coste.
Guarda los cambios.

Cómo eliminar un artículo

Respuesta:
Para eliminar un artículo del sistema, accede a Artículos, busca el artículo y utiliza la opción de baja o eliminación.

Importante:
Esto elimina el artículo del sistema.
No debe confundirse con eliminar un artículo dentro de un inventario, pedido o cualquier otro apartado.

Cómo modificar el precio de un artículo
Respuesta: Accede a la ficha del artículo, modifica el PVP o tarifa correspondiente y guarda los cambios.

Cómo cambiar el PVP
Respuesta: Busca el artículo, abre su ficha y modifica el precio de venta.

Dónde se cambia el precio de un artículo
Respuesta: El precio habitual de los artículos se modifica desde la ficha del artículo.

Cómo actualizar una tarifa
Respuesta: Accede al artículo y modifica la tarifa o PVP correspondiente.

Cómo actualizar el stock
Respuesta: El stock puede actualizarse desde varios módulos. Para un movimiento individual de un artículo, accede a Artículos y usa F2 Entradas para añadir stock o F3 Salidas para sacar stock. Si es mercancía de un pedido, se debe hacer desde Pedidos con F2 Entrar stock. Si es un ajuste de recuento real, se debe hacer desde Inventario con F2 Entrar stock.

Cómo reactivar un artículo dado de baja
Respuesta: Busca el artículo por código y, cuando aparezca el aviso de artículo dado de baja, pulsa Sí, reactivar.

Desde dónde se puede reactivar un producto
Respuesta: Un producto puede reactivarse desde la pantalla de Artículos o desde la pantalla de Ventas.

Cómo reactivar un producto desde Artículos
Respuesta: Accede a Artículos, busca el artículo por código y pulsa Sí, reactivar cuando aparezca el aviso de artículo dado de baja.

Cómo reactivar un producto desde Ventas
Respuesta: Introduce el código del artículo en Ventas y, si está dado de baja, pulsa Sí, reactivar cuando aparezca el aviso.

Qué ocurre al reactivar un artículo desde Ventas
Respuesta: El artículo se reactiva automáticamente y aparece en la venta para poder continuar con el proceso.

Qué hacer si aparece el aviso de artículo dado de baja
Respuesta: Pulsa Sí, reactivar si quieres volver a activar el artículo, o No, cancelar si no deseas reactivarlo.

Qué revisar antes de vender un artículo reactivado
Respuesta: Revisa la descripción, el precio, el IVA, el proveedor y la configuración de stock antes de venderlo.

Un artículo reactivado vuelve a estar disponible
Respuesta: Sí. Una vez reactivado, el artículo vuelve a estar disponible según su configuración.

Cómo buscar un artículo ya creado
Respuesta: Para buscar un artículo concreto, accede a Artículos y escribe su código, descripción o código de barras en la propia ficha. Si quieres buscar varios artículos por familia, proveedor, stock u otros criterios, utiliza el Listado y los filtros.

Dónde veo movimientos de stock de un artículo
Respuesta: Puedes consultarlos desde la ficha del artículo en control de artículo. Si quieres revisar movimientos generales o entradas de stock completas, utiliza Análisis de Compras.

Cómo saber si un artículo recibió stock
Respuesta: Entra en la ficha del artículo y revisa su stock o movimientos desde control de artículo. También puedes consultar Análisis de Compras.

Cómo puedo revisar el stock de un artículo
Respuesta: Accede a la ficha del artículo, en el campo stock.  Desde control de artículo puedes consultar los movimientos relacionados con ese artículo, como entradas, salidas, compras y ventas.

Dónde veo el stock de un artículo
Respuesta: La opción recomendada es entrar en la ficha del artículo, en el campo stock. 

Dónde veo movimientos de stock de un artículo
Respuesta: Los movimientos de stock de un artículo se consultan desde la ficha del artículo, en la opción Control de artículo.

Dónde veo entradas y salidas de un artículo
Respuesta: Entra en la ficha del artículo y accede a Control de artículo para revisar entradas, salidas, compras, ventas y otros movimientos.

Control de artículo
Respuesta: Control de artículo es la opción de la ficha del artículo que permite revisar los movimientos de stock relacionados con ese artículo.

Qué pasa si vendo un artículo sin stock
Respuesta: El programa permite vender un artículo aunque no tenga stock suficiente. Al finalizar la venta, las unidades se descuentan igualmente y el stock queda en negativo en la ficha del artículo.

Puedo vender un artículo sin stock
Respuesta: Sí. TPVBIT permite vender un artículo aunque no tenga stock. Las unidades quedarán en negativo en la ficha del artículo.

Artículo sin stock en venta
Respuesta: Si vendes un artículo sin stock suficiente, la venta se puede finalizar y el stock quedará en negativo.

Quiero meter productos dónde voy
Respuesta: Accede a Control y Gestión y entra en Artículos. Desde ahí puedes crear productos de forma individual. Si quieres cargar muchos productos de golpe, puedes usar la opción de importación desde Excel.

Dónde crear productos
Respuesta: Los productos se crean desde Control y Gestión, en Artículos.

Dónde dar de alta artículos
Respuesta: Entra en Control y Gestión, Artículos. Desde ahí puedes crear artículos de forma individual.

Cómo crear un producto
Respuesta: Accede a Artículos y crea el producto desde la ficha del artículo. La importación desde Excel se usa si quieres cargar muchos productos de forma masiva.

Quiero añadir productos al programa
Respuesta: Entra en Artículos para crear productos. Si son muchos productos y los tienes en un Excel, puedes usar la opción Importar.

Meter productos manualmente
Respuesta: Para meter productos manualmente, entra en Artículos y crea cada artículo desde su ficha.

Meter productos desde Excel
Respuesta: Si quieres cargar muchos productos de golpe, entra en Artículos y utiliza la opción Importar desde Excel.

Cómo replicar un artículo
Respuesta: Busca el artículo que quieres usar como base, pulsa F6 Replicar, introduce el nuevo código, revisa los datos básicos y pulsa Insert Guardar.

Para qué sirve F6 Replicar
Respuesta: F6 Replicar permite crear un nuevo artículo tomando como base otro artículo ya existente.

Copiar un artículo para crear otro
Respuesta: Usa F6 Replicar desde la ficha del artículo. Se abrirá una pantalla con los datos básicos para crear el nuevo artículo.

Crear artículo parecido a otro
Respuesta: Puedes utilizar F6 Replicar para crear un artículo nuevo a partir de uno existente, modificando después los datos necesarios.

Replicar artículo modifica el original
Respuesta: No. Replicar crea un nuevo artículo y no modifica el artículo original.

Resumen rápido

• Los artículos son la base del sistema de ventas
• Definen precio, impuestos, proveedor y stock
• Se organizan mediante familias y subfamilias
• Un artículo puede tener varios códigos de barras
• La baja solo es posible si no tiene stock ni pedidos

Vendedores

Sistema: TPVBIT
Modulo: Vendedores
Tipo: Documentación funcional

¿Qué es?

El módulo Vendedores permite registrar y gestionar a las personas que realizan ventas en el negocio.

Cada operación puede quedar asociada a un vendedor concreto, lo que facilita el control, el seguimiento y el análisis de la actividad comercial.

¿Para qué sirve?

Permite:

• Mantener un registro claro del equipo de ventas
• Asociar cada venta a un vendedor
• Realizar seguimiento de las operaciones
• Analizar el rendimiento individual
• Servir de base para comisiones e informes

Importante:

• Los vendedores se utilizan para identificar quién realiza cada venta
• Son clave para el análisis de resultados y comisiones

¿Dónde se gestiona?

• Menú de Control y Gestión
• O Barra lateral (fuera de la pantalla de ventas)
• Opción Vendedores

Listado / estructura principal

Al acceder al módulo, se muestra un listado con todos los vendedores registrados en el sistema.

Desde este listado se pueden realizar las siguientes acciones:

• Crear un nuevo vendedor
• Modificar un vendedor existente
• Eliminar un vendedor

Cada vendedor incluye:

• Código
• Nombre
• Teléfono
• Correo electrónico
• Acciones disponibles

Funcionamiento básico

Crear un vendedor

1. Pulsar el botón + Nuevo Vendedor
2. Se abre el formulario de alta
3. Introducir los datos obligatorios
4. Pulsar Guardar

Campos principales:

Nombre del vendedor

• Obligatorio
• Debe tener al menos 5 caracteres

Código vendedor

• Obligatorio
• Código interno identificativo
• Se recomienda que esté relacionado con el nombre

Móvil

• Obligatorio
• Teléfono de contacto

NIF

• Obligatorio
• Número de identificación fiscal

Teléfono fijo

• Opcional

Correo electrónico

• Opcional

Dirección

• Opcional
• Incluye país, provincia, población y código postal

Modificar un vendedor

1. Localizar el vendedor en el listado
2. Pulsar el icono de edición
3. Modificar los datos necesarios
4. Pulsar Actualizar

Eliminar un vendedor

1. Localizar el vendedor en el listado
2. Pulsar el icono de eliminar
3. Confirmar la acción

Importante:

• El sistema solicitará confirmación antes de eliminar

Comprobaciones / notas importantes

• El código del vendedor debe ser único
• Es recomendable usar códigos identificativos claros
• Los datos del vendedor pueden afectar a informes y comisiones

Preguntas habituales

¿Para qué sirve un vendedor en el sistema?

Sirve para identificar quién realiza cada venta y analizar su rendimiento.

¿Es obligatorio asignar un vendedor a una venta?

Depende de la configuración del sistema, pero se recomienda para un mejor control.

¿Puedo modificar un vendedor después de crearlo?

Sí, se puede editar en cualquier momento desde el listado.

¿Qué pasa si elimino un vendedor?

El vendedor deja de estar disponible, pero las ventas anteriores mantienen la información registrada.

Datos para Copilot

Cómo crear un vendedor
Respuesta: Accede a Vendedores, pulsa Nuevo Vendedor, introduce los datos y guarda.

Cómo modificar un vendedor
Respuesta: Desde el listado, pulsa el icono de edición, realiza los cambios y guarda.

Cómo eliminar un vendedor
Respuesta: Pulsa el icono de eliminar y confirma la acción.

Para qué sirve un vendedor
Respuesta: Sirve para identificar quién realiza cada venta y analizar su rendimiento.

Resumen rápido

• Los vendedores representan al equipo de ventas
• Permiten asociar ventas a personas concretas
• Son clave para análisis y comisiones
• Se pueden crear, modificar y eliminar

Clientes

Sistema: TPVBIT
Modulo: Clientes
Tipo: Documentación funcional

¿Qué es?

Los clientes representan a las personas físicas o jurídicas con las que se mantiene una relación comercial de venta.

Permiten identificar a quién compra, registrar sus datos y aplicar condiciones específicas según cada caso.

¿Para qué sirve?

Permite:

• Identificar a la persona o empresa que realiza una compra
• Generar facturas con sus datos fiscales
• Aplicar descuentos, tarifas o condiciones personalizadas
• Controlar pagos pendientes y ventas a crédito
• Activar sistemas de fidelización como puntos o promociones
• Analizar el historial de compras y la frecuencia de visita

Importante:

• Los clientes son clave para facturación, seguimiento comercial y fidelización

¿Dónde se gestiona?

• Menú de Control y Gestión
• O Barra lateral (fuera de la pantalla de ventas)
• Opción Clientes

Listado / estructura principal

Al acceder a la pantalla de Clientes, el sistema queda preparado por defecto para la creación de un nuevo cliente.

Desde esta pantalla se pueden realizar las siguientes acciones:

• Crear un nuevo cliente
• Modificar un cliente existente
• Eliminar un cliente

Funcionamiento básico

Crear un nuevo cliente

1. Acceder al módulo Clientes
2. La pantalla se abrirá por defecto en modo Cliente Nuevo
3. Introducir los datos necesarios
4. Pulsar Guardar para registrar el cliente

Campos principales:

Código cliente

• Obligatorio
• Código libre y único de 6 dígitos
• Se recomienda que tenga relación con el nombre para poder identificarlo fácilmente

Identifica

• Código adicional de identificación
• Puede utilizarse, por ejemplo, para tarjetas de fidelidad

Descripción

• Obligatorio
• Nombre del cliente o empresa
• Es el nombre visible en listados, búsquedas, documentos y tickets

NIF

• Número de identificación fiscal
• Necesario para emitir facturas legales

Sexo

• Opcional para clientes particulares
• Permite segmentaciones o análisis

Móvil

• Teléfono de contacto para avisos, SMS o WhatsApp

Email

• Correo electrónico para envío de facturas y comunicaciones

Dirección

• Dirección fiscal o de contacto

Código postal

• Complemento de la dirección para localización y filtrados

Población

• Ciudad o municipio

Provincia

• Necesaria para informes y validaciones fiscales

País

• Afecta a la fiscalidad y a las condiciones legales de facturación

Particular / Empresa

• Define el tipo de cliente

Cliente habitual

• Marca al cliente como recurrente

Ven. con Factura

• Indica si por defecto se genera factura al realizar una venta

Configuración avanzada

Una vez creado el cliente, se activa el apartado Avanzado, donde se pueden definir condiciones específicas.

Campos avanzados:

Código en factura

• A: muestra el código del artículo en la factura

Tarifa en venta

• Permite asignar una tarifa de precios específica al cliente

Día de pago

• Día del mes acordado para el pago

Cuenta contable

• Código de cuenta contable del cliente

Código IBAN

• Cuenta bancaria para domiciliaciones o devoluciones

Comentarios

• Campo libre para notas internas

Facturación

• M: Mensual
• S: Semanal

Aplaza pago

• Permite realizar ventas a crédito

Descuento %

• Descuento fijo que se aplicará en todas las compras

Copias factura

• Número de copias impresas de la factura

Copias albarán

• Número de copias impresas del albarán

Fecha nacimiento

• Permite acciones automáticas como promociones de cumpleaños

Teléfono 2

• Segundo número de contacto

Fecha especial

• Campo libre para registrar fechas relevantes

Rec. de Equivalencia

• Activa el régimen especial de IVA cuando corresponda

Cliente con puntos

• Activa el sistema de puntos o fidelización para el cliente

Modificar un cliente

1. Acceder al módulo Clientes
2. Pulsar la lupa para abrir la búsqueda
3. Localizar el cliente por nombre, código, teléfono o NIF
4. Pulsar Intro para abrir la ficha
5. Realizar los cambios necesarios
6. Guardar los cambios

El funcionamiento es el mismo que en la creación.

Eliminar un cliente

1. Buscar el cliente
2. Pulsar el botón Eliminar cliente (F5)
3. Confirmar la eliminación

Importante:

• Si el cliente tiene deudas pendientes, el sistema no permitirá eliminarlo hasta que se liquiden

Comprobaciones / notas importantes

• El código del cliente debe ser único
• El NIF es necesario para facturación ordinaria (legal)
• El tipo de cliente (particular o empresa) afecta al uso del registro
• Las condiciones avanzadas pueden modificar la facturación, el pago y la fidelización
• Si se modifica el NIF o los datos fiscales de un cliente, el cambio solo afectará a nuevas ventas, facturas o documentos emitidos a partir de ese momento.
• Las facturas ya emitidas no se modifican automáticamente al cambiar los datos de la ficha del cliente.
• Dar de baja o eliminar un cliente no anula las ventas, tickets, facturas o movimientos realizados anteriormente con ese cliente.
• Las ventas ya realizadas permanecen registradas en el sistema.
• Las ventas del cliente pueden consultarse desde Ventas Anteriores o mediante el módulo Análisis.
• Si el cliente tiene deudas pendientes, el sistema puede impedir su eliminación hasta que se liquiden.

Preguntas habituales

¿Es obligatorio poner NIF a un cliente?

No siempre, pero es necesario si se quiere emitir una factura ordinaria (legal) con sus datos fiscales.

¿Para qué sirve marcar un cliente como habitual?

Sirve para identificar clientes recurrentes y facilitar su gestión comercial.

¿Qué hace la opción Ven. con Factura?

Indica que por defecto se generará factura al realizar una venta a ese cliente.

¿Puedo aplicar un descuento fijo a un cliente?

Sí, desde el apartado Avanzado en el campo Descuento %.

¿Por qué no puedo eliminar un cliente?

Porque tiene deudas pendientes y el sistema no permite eliminarlo hasta que se liquiden.

He cambiado el NIF de un cliente, ¿afecta a facturas antiguas?

No. El cambio de NIF solo afecta a facturas futuras. Las facturas antiguas mantienen los datos fiscales que tenían cuando se emitieron.

¿Qué pasa si doy de baja un cliente?

El cliente dejará de estar disponible para nuevas operaciones, siempre que el sistema permita darlo de baja o eliminarlo. Las ventas, facturas y movimientos realizados anteriormente no se anulan ni desaparecen.

¿Se borran las ventas al dar de baja un cliente?

No. Las ventas ya realizadas no se borran ni se anulan. Se pueden seguir consultando desde Ventas Anteriores o desde Análisis.

¿Puedo consultar ventas de un cliente dado de baja?

Sí. Las ventas anteriores permanecen registradas y pueden consultarse desde Ventas Anteriores o mediante informes en Análisis.

Datos para Copilot

Cómo crear un cliente
Respuesta: Accede a Clientes, introduce los datos necesarios y pulsa Guardar.

Cómo modificar un cliente
Respuesta: Busca el cliente, abre su ficha, realiza los cambios y guarda.

Cómo eliminar un cliente
Respuesta: Busca el cliente, pulsa Eliminar cliente (F5) y confirma, siempre que no tenga deudas pendientes.

Cómo aplicar un descuento fijo a un cliente
Respuesta: Desde el apartado Avanzado del cliente, utiliza el campo Descuento %.

Cómo activar puntos en un cliente
Respuesta: Desde el apartado Avanzado, activa la opción Cliente con puntos.

He cambiado el NIF de un cliente y las facturas antiguas siguen saliendo con el anterior
Respuesta: Es correcto. Cambiar el NIF en la ficha del cliente solo afecta a nuevas ventas o facturas. Las facturas ya emitidas mantienen los datos fiscales originales.

Cambiar NIF de cliente afecta a facturas anteriores
Respuesta: No. Las facturas anteriores no se modifican al cambiar el NIF del cliente. El cambio se aplicará solo a facturas futuras.

Cómo cambiar el NIF de un cliente
Respuesta: Accede a la ficha del cliente, modifica el NIF y guarda los cambios. El nuevo NIF se utilizará en próximas ventas y facturas.

Qué pasa si doy de baja un cliente
Respuesta: El cliente dejará de estar disponible para nuevas operaciones si el sistema permite darlo de baja o eliminarlo. Las ventas, facturas y movimientos anteriores no se anulan ni desaparecen.

Se borran las ventas al dar de baja un cliente
Respuesta: No. Las ventas realizadas al cliente permanecen registradas y pueden consultarse desde Ventas Anteriores o desde Análisis.

Puedo consultar ventas de un cliente dado de baja
Respuesta: Sí. Las ventas anteriores del cliente pueden consultarse desde Ventas Anteriores o mediante el módulo Análisis.

Dar de baja cliente con ventas anteriores
Respuesta: Dar de baja un cliente no elimina ni anula sus ventas anteriores. Solo afecta a su disponibilidad para nuevas operaciones.

Dar de baja cliente con deuda
Respuesta: Si el cliente tiene deudas pendientes, el sistema impide su eliminación hasta que se liquiden.

Resumen rápido

• Los clientes identifican a quién compra
• Permiten facturación, descuentos y condiciones específicas
• Incluyen opciones avanzadas de pago, puntos y promociones
• No se pueden eliminar si tienen deudas pendientes

Formas de pago

Sistema: TPVBIT
Modulo: Formas de Pago
Tipo: Documentación funcional

¿Qué es?

Las Formas de Pago son los distintos medios que se utilizan para cobrar una venta al finalizarla.

Permiten indicar cómo se ha recibido el importe de cada venta, por ejemplo en efectivo, tarjeta, transferencia, vale u otros métodos disponibles en el sistema.

¿Para qué sirve?

Permite:

• Agilizar el cobro ofreciendo distintas opciones de pago
• Registrar correctamente cada venta según el método utilizado
• Controlar mejor las entradas de dinero por cada tipo de pago
• Identificar pagos que tienen comisiones bancarias, como las tarjetas
• Gestionar devoluciones y reembolsos usando la misma forma de pago original

Importante:

• La forma de pago define cómo se registra el cobro en el sistema
• Una configuración incorrecta puede afectar a caja, comisiones o devoluciones

¿Dónde se gestiona?

• Menú Control y Gestión
• Menú Configuraciones
• Menú Formas de Pago
• También desde la barra lateral, fuera de la pantalla de ventas, en Ajustes

Listado / estructura principal

Al acceder al módulo se muestra un listado con todas las Formas de Pago creadas.

Desde este listado se pueden realizar las siguientes acciones:

• Crear una nueva Forma de Pago
• Modificar una Forma de Pago existente
• Eliminar una Forma de Pago

Cada Forma de Pago incluye:

• Código
• Descripción
• Tipo de pago
• Imagen
• Acciones disponibles

Funcionamiento básico

Crear una nueva Forma de Pago

1. Pulsar el botón + Añadir Forma de Pago
2. Se abrirá el formulario de alta
3. Introducir los datos necesarios
4. Pulsar Guardar para registrar la Forma de Pago

Campos principales:

Tipo de Pago

• Obligatorio
• Define cómo actúa el sistema al usar esta forma de pago
• Ejemplo: efectivo permite calcular el cambio y registrar el importe en caja
• Ejemplo: tarjeta puede enviar el cobro al datáfono y calcular comisiones

Nombre

• Obligatorio
• Nombre de la Forma de Pago

Código

• Obligatorio
• Código abreviado de hasta 5 caracteres

Descripción

• Información adicional, si se desea

Orden

• Posición en la que se mostrará la Forma de Pago al finalizar una venta

Activo

• Indica si la Forma de Pago puede utilizarse para cobrar ventas

Modificar una Forma de Pago

1. Localizar la Forma de Pago en el listado
2. Buscarla por código o por nombre, si es necesario
3. Pulsar el icono del lápiz
4. Realizar los cambios necesarios
5. Pulsar Actualizar

El funcionamiento es el mismo que al crear una nueva Forma de Pago.

Eliminar una Forma de Pago

1. Localizar la Forma de Pago en el listado
2. Buscarla por código o por nombre, si es necesario
3. Pulsar el icono de la papelera
4. Confirmar la acción para eliminar el registro

Importante:

• El sistema mostrará un mensaje de confirmación antes de eliminar

Comprobaciones / notas importantes

• El código debe ser breve y fácil de identificar
• El tipo de pago define el comportamiento del sistema en el cobro
• La opción Activo permite decidir si la forma de pago está disponible o no
• El orden influye en cómo aparece la forma de pago al finalizar una venta

Preguntas habituales

¿Para qué sirve el tipo de pago?

Sirve para definir cómo se comporta el sistema al cobrar con esa forma de pago.

¿Puedo desactivar una forma de pago sin borrarla?

Sí, usando la opción Activo.

¿Para qué sirve el campo Orden?

Sirve para decidir en qué posición aparecerá la forma de pago al finalizar una venta.

¿Puedo modificar una forma de pago después de crearla?

Sí, se puede editar en cualquier momento desde el listado.

¿Qué pasa si elimino una forma de pago?

La forma de pago dejará de estar disponible en el sistema.

Datos para Copilot

Cómo crear una forma de pago
Respuesta: Accede a Formas de Pago, pulsa Añadir Forma de Pago, introduce los datos y guarda.

Cómo modificar una forma de pago
Respuesta: Busca la forma de pago en el listado, pulsa el icono de edición, realiza los cambios y actualiza.

Cómo eliminar una forma de pago
Respuesta: Busca la forma de pago, pulsa el icono de la papelera y confirma la acción.

Para qué sirve el campo Activo
Respuesta: Sirve para indicar si la forma de pago puede utilizarse o no en las ventas.

Para qué sirve el campo Orden
Respuesta: Sirve para decidir la posición en la que aparecerá la forma de pago al finalizar una venta.

Resumen rápido

• Las Formas de Pago permiten registrar correctamente los cobros
• Definen cómo actúa el sistema al cobrar una venta
• Se pueden crear, modificar y eliminar
• Influyen en caja, comisiones y devoluciones

Artículos

Sistema: TPVBIT
Modulo: Artículos
Tipo: Documentación funcional para agente

¿Qué es?

Los artículos son los productos o servicios que el negocio vende en TPVBIT.

Pueden ser productos físicos o servicios.

Cada artículo guarda la información necesaria para poder venderlo correctamente, como descripción, precio, impuestos, proveedor, familia, subfamilia y stock.

---

¿Para qué sirve?

Permite:

• Crear productos o servicios.
• Modificar datos de productos existentes.
• Consultar información básica del artículo.
• Gestionar precios, impuestos y stock.
• Organizar productos por familias y subfamilias.
• Dar de baja o reactivar artículos.
• Acceder a opciones avanzadas como tarifas, códigos de barras o control de artículo.

Importante:

• Los artículos son la base del sistema de ventas.
• Antes de vender un producto, debe existir como artículo en el programa.

---

¿Dónde se gestiona?

Desde la pantalla principal, mediante los accesos directos.

También desde la barra lateral, seleccionando Artículos.

Al acceder a Artículos, el sistema muestra la ficha de artículo preparada para crear o consultar productos.

---

¿Qué se puede hacer desde Artículos?

Desde el módulo Artículos se pueden realizar acciones como:

• Crear un artículo nuevo.
• Buscar un artículo existente.
• Modificar datos del artículo.
• Cambiar precio, proveedor, familia o subfamilia.
• Consultar stock actual.
• Revisar movimientos desde Control de artículo.
• Añadir códigos de barras.
• Configurar tarifas.
• Dar de baja un artículo.
• Reactivar un artículo dado de baja.
• Replicar un artículo existente con F6 Replicar.

---

Orientación según la consulta del usuario

• Si el usuario quiere meter productos, crear productos, añadir productos o dar de alta artículos, debe ir a Artículos.
• Si quiere crear uno o pocos productos, debe hacerlo desde la ficha de Artículos.
• Si quiere cargar muchos productos desde un Excel, debe usar la opción Importar.
• Si quiere saber cuántas unidades tiene un artículo, debe revisar el campo Stock en la ficha del artículo.
• Si quiere ver movimientos de stock, entradas, salidas, compras o ventas de un artículo, debe entrar en Control de artículo.
• Si quiere buscar un artículo concreto, puede buscarlo desde la propia ficha por código, descripción o código de barras.
• Si quiere sacar un listado, filtrar artículos o exportar información, debe usar la pestaña Listado.
• Si quiere crear un artículo parecido a otro, puede utilizar F6 Replicar desde la ficha de un artículo existente.

---

Comprobaciones / notas importantes

• No todas las consultas sobre artículos deben llevar al listado.
• Para crear productos manualmente, se usa la ficha de Artículos.
• Para altas masivas, se usa Importar desde Excel.
• Para consultar las unidades actuales de un producto, se revisa el campo Stock de la ficha.
• Para consultar movimientos de stock, se usa Control de artículo.
• Para listados, filtros o exportaciones, se usa la pestaña Listado.
• Para productos parecidos, puede utilizarse F6 Replicar.
• El campo Stock muestra las unidades actuales del artículo.
• Control de artículo muestra los movimientos que explican ese stock.

---

Preguntas habituales

Quiero meter productos, ¿dónde voy?

Accede a Artículos desde los accesos directos de la pantalla principal o desde la barra lateral. Desde ahí puedes crear productos de forma individual. Si quieres cargar muchos productos de golpe, puedes usar la opción Importar desde Excel.

¿Dónde se crean los productos?

Los productos se crean desde Artículos. Puedes acceder desde los accesos directos de la pantalla principal o desde la barra lateral.

¿Cómo doy de alta un producto?

Entra en Artículos desde los accesos directos de la pantalla principal o desde la barra lateral. Desde ahí puedes crear el artículo desde su ficha. Si tienes muchos productos preparados en un Excel, puedes utilizar la opción Importar.

¿Dónde veo cuántas unidades tengo de un producto?

En la ficha del artículo, en el campo Stock.

¿Dónde veo el stock actual de un artículo?

El stock actual se ve en la ficha del artículo, en el campo Stock.

¿Dónde veo los movimientos de stock de un artículo?

Desde la ficha del artículo, en la opción Control de artículo.

¿Qué diferencia hay entre Stock y Control de artículo?

El campo Stock muestra las unidades actuales del artículo. Control de artículo muestra los movimientos relacionados, como entradas, salidas, compras y ventas.

¿Dónde busco un artículo ya creado?

Para buscar un artículo concreto, entra en Artículos y busca desde la ficha por código, descripción o código de barras. Para buscar varios artículos por filtros, utiliza la pestaña Listado.

¿Dónde saco un listado de artículos?

Desde la pestaña Listado, donde puedes aplicar filtros, personalizar columnas y exportar la información.

¿Puedo crear un artículo parecido a otro?

Sí. Puedes usar F6 Replicar desde la ficha de un artículo existente.

¿Para qué sirve F6 Replicar?

F6 Replicar permite crear un artículo nuevo tomando como base otro artículo ya existente.

¿Dónde importo artículos desde Excel?

Desde Artículos, en la opción Importar. Esta opción se recomienda para cargar muchos artículos de forma masiva.

---

Datos para Copilot

Quiero meter productos dónde voy
Respuesta: Accede a Artículos desde los accesos directos de la pantalla principal o desde la barra lateral. Desde ahí puedes crear productos de forma individual. Si quieres cargar muchos productos de golpe, puedes usar Importar desde Excel.

Dónde crear productos
Respuesta: Los productos se crean desde Artículos. Puedes acceder desde los accesos directos de la pantalla principal o desde la barra lateral.

Dónde dar de alta artículos
Respuesta: Entra en Artículos desde los accesos directos de la pantalla principal o desde la barra lateral. Desde ahí puedes crear artículos de forma individual.

Cómo crear un producto
Respuesta: Accede a Artículos y crea el producto desde la ficha del artículo. La importación desde Excel se usa si quieres cargar muchos productos de forma masiva.

Quiero añadir productos al programa
Respuesta: Entra en Artículos para crear productos. Puedes acceder desde los accesos directos de la pantalla principal o desde la barra lateral. Si son muchos productos y los tienes en un Excel, puedes usar la opción Importar.

Meter productos manualmente
Respuesta: Para meter productos manualmente, entra en Artículos y crea cada artículo desde su ficha.

Meter productos desde Excel
Respuesta: Si quieres cargar muchos productos de golpe, entra en Artículos y utiliza la opción Importar desde Excel.

Dónde veo el stock de un artículo
Respuesta: Las unidades actuales se ven en la ficha del artículo, en el campo Stock.

Cómo sé cuántas unidades tengo de un producto
Respuesta: Accede a la ficha del artículo y revisa el campo Stock. Ese campo muestra las unidades actuales del producto.

Dónde veo movimientos de stock
Respuesta: Los movimientos de stock de un artículo se consultan desde la ficha del artículo, en Control de artículo.

Qué es Control de artículo
Respuesta: Control de artículo muestra los movimientos relacionados con el artículo, como entradas, salidas, compras y ventas.

Diferencia entre Stock y Control de artículo
Respuesta: El campo Stock muestra las unidades actuales del artículo. Control de artículo muestra los movimientos que explican ese stock.

Dónde busco un artículo
Respuesta: Para buscar un artículo concreto, entra en Artículos y busca desde la ficha por código, descripción o código de barras. Para listados o filtros, usa la pestaña Listado.

Dónde saco listado de artículos
Respuesta: Accede a la pestaña Listado de Artículos. Desde ahí puedes filtrar, personalizar columnas y exportar la información.

Para qué sirve F6 Replicar
Respuesta: F6 Replicar permite crear un artículo nuevo tomando como base otro artículo ya existente.

Cómo crear un artículo parecido a otro
Respuesta: Desde la ficha del artículo que quieres usar como base, pulsa F6 Replicar, revisa los datos del nuevo artículo y guarda.

Dónde importo artículos desde Excel
Respuesta: Desde Artículos, en la opción Importar. Esta opción se usa para altas masivas de artículos.

---

Resumen rápido

• Los artículos son los productos o servicios que se venden.
• Se accede a Artículos desde los accesos directos de la pantalla principal o desde la barra lateral.
• Para crear productos manualmente se usa la ficha de Artículos.
• Para altas masivas se usa Importar desde Excel.
• El stock actual se ve en la ficha del artículo, en el campo Stock.
• Los movimientos se revisan en Control de artículo.
• El listado se usa para filtros, consultas generales y exportaciones.
• F6 Replicar permite crear un artículo nuevo a partir de otro existente.