Introducción a los Datos Maestros
Sistema: TPVBIT
Modulo: Datos Maestros
Tipo: Documentación funcional
¿Qué es?
Los datos maestros son la información base del sistema TPVBIT.
Son los datos principales que definen cómo funciona el programa y sobre los que se apoyan todas las operaciones diarias.
No se modifican constantemente, pero son imprescindibles para trabajar correctamente con el sistema.
¿Para qué sirve?
Permite:
- Mantener la información organizada y coherente en todo el sistema
- Evitar errores en ventas, compras y consultas
- Aplicar automáticamente las reglas de negocio
- Facilitar el trabajo diario dentro del programa
Importante:
- Los datos maestros son la base del sistema
- Una configuración incorrecta puede afectar a todo el funcionamiento del programa
Si el cliente pregunta cómo empezar, no respondas todavía con todos los datos maestros ni con procesos avanzados; primero guía el flujo básico.
Criterios de respuesta del agente
Este apartado indica cómo debe interpretar el agente algunas preguntas generales relacionadas con la configuración inicial y la organización de los datos maestros en TPVBIT.
Debe utilizarse para decidir qué contenido priorizar en la respuesta, especialmente cuando el usuario no utiliza los nombres exactos de los módulos del programa.
Interpretación de preguntas generales de inicio
Cuando el usuario pregunte de forma general cómo empezar a usar TPVBIT, cómo preparar el programa, qué hacer primero o indique que no sabe por dónde empezar, la respuesta debe orientarse al proceso de primeros pasos u onboarding.
Ejemplos de preguntas:
- No sé por dónde empezar.
- Acabo de entrar por primera vez en TPVBIT.
- ¿Qué tengo que hacer primero?
- ¿Cómo preparo TPVBIT para empezar a vender?
- ¿Me puedes explicar el proceso básico para empezar?
- Me han instalado el programa y no sé qué hacer.
En estos casos, no se debe responder directamente con procesos avanzados como pedidos, entrada de stock, promociones, análisis o gestión completa de ventas.
La respuesta debe explicar de forma sencilla el flujo básico recomendado:
- Revisar los datos de empresa.
- Crear familias y subfamilias para organizar los artículos.
- Crear proveedores si se van a utilizar compras o pedidos.
- Crear los artículos que se van a vender.
- Realizar una primera venta.
La respuesta debe ser breve, tranquilizadora y orientada a empezar a trabajar, dejando claro que no es necesario configurar todas las opciones del programa desde el principio.
Solo se deben explicar ventas, pedidos, stock o promociones en detalle si el usuario pregunta específicamente por esos temas.
Prioridad de respuesta sobre organización de artículos
Cuando el usuario pregunte cómo organizar, ordenar, clasificar, agrupar o estructurar artículos o productos, la respuesta debe priorizar siempre la explicación de familias y subfamilias antes que el procedimiento de alta de artículos.
Esta regla aplica aunque el usuario no utilice literalmente las palabras “familia” o “subfamilia”.
Ejemplos de preguntas:
-
¿Cómo organizo mis artículos?
-
¿Cómo ordeno mis productos?
-
¿Qué categorías debería crear?
-
¿Cómo separo los productos de mi tienda?
-
¿Cómo clasifico los artículos?
-
Tengo una tienda pequeña, ¿cómo preparo los productos?
-
¿Primero creo artículos o categorías?
-
¿Cómo estructuro el catálogo?
-
¿Cómo debería organizar una tienda pequeña?
-
¿Qué grupos de productos me recomiendas crear?
En estos casos, no se debe responder inicialmente con el procedimiento completo de alta de artículos ni con todos los campos de la ficha del artículo.
La respuesta debe explicar de forma sencilla que:
-
Las familias son los grupos principales de productos.
-
Las subfamilias son divisiones más concretas dentro de cada familia.
-
Es recomendable empezar con una estructura sencilla y fácil de mantener.
-
En tiendas pequeñas es mejor no crear demasiadas familias o subfamilias al principio.
-
Después de definir esa estructura, se crean los artículos y se asignan a su familia y subfamilia correspondiente.
También se puede mencionar, si aporta valor a la respuesta, que la familia puede afectar al IVA del artículo y que la subfamilia puede utilizarse para comisiones, puntos o restricciones.
Solo se debe explicar el alta completa de artículos si el usuario pregunta específicamente cómo crear un artículo, qué campos rellenar o cómo dar de alta un producto.
Tipos de Datos Maestros principales en TPVBIT
A continuación, se detallan los datos maestros esenciales y su función principal dentro del sistema:
| Categoría | Función Principal y Reglas de Negocio |
| Familias | Clasificación general de productos. Importante: Define el tipo de IVA aplicable. |
| Subfamilias | Clasificación específica dentro de una familia. Importante: Define la aplicación de comisiones y el sistema de puntos. |
| Proveedores | Registro de las empresas o entidades que suministran los productos. |
| Artículos | Catálogo de los productos o servicios individuales que se venden o compran. |
| Vendedores | Usuarios del sistema responsables de ejecutar la venta. Se vinculan directamente con el cálculo de comisiones. |
| Clientes | Personas o empresas que realizan la compra. Se dividen en clientes de mostrador (anónimos) o clientes registrados. |
| Formas de pago | Métodos habilitados en el TPV para liquidar una venta (ej. efectivo, tarjeta, transferencia, etc.). |
Recomendación de Configuración: Antes de empezar a operar habitualmente con TPVBIT, es fundamental revisar y dar de alta correctamente estos datos maestros. Una configuración inicial precisa facilitará el trabajo diario y evitará descuadres o correcciones posteriores.
Preguntas habituales
¿Qué pasa si no configuro los datos maestros correctamente?
Puede provocar errores en ventas, compras, impuestos o informes.
¿Qué debo crear primero?
Se recomienda empezar por familias y subfamilias, después proveedores y finalmente los artículos.
¿Puedo modificar los datos maestros después?
Sí, pero algunos cambios pueden afectar a datos ya existentes en el sistema.
¿Por qué son tan importantes los datos maestros?
Porque son la base sobre la que funciona todo el sistema.
Datos para Copilot
Qué son los datos maestros
Respuesta: Son la información base del sistema que define cómo funciona el programa.
Para qué sirven los datos maestros
Respuesta: Sirven para organizar la información y permitir que el sistema funcione correctamente.
Qué datos maestros hay en el sistema
Respuesta: Familias, subfamilias, proveedores, artículos, clientes, vendedores y formas de pago.
Por dónde empezar a configurar el sistema
Respuesta: Primero familias y subfamilias, después proveedores y finalmente artículos.
Qué pasa si no configuro los datos maestro
Respuesta: Puede provocar errores en ventas, compras, impuestos o informes.
Resumen rápido
- Los datos maestros son la base del sistema
- Definen cómo funciona el programa
- Incluyen familias, subfamilias, proveedores y artículos
- Una buena configuración evita errores