Datos Maestros

Son las tablas que permiten realizar las diferentes operaciones y que con las relaciones ....

Qué son los Datos Maestros

En un sistema de gestión como TPVBIT, los datos maestros son la información base que define los elementos principales del sistema.
Son datos que no se modifican continuamente y que sirven como referencia para el funcionamiento diario: ventas, compras, consultas e informes.
Dicho de forma sencilla, los datos maestros son la base sobre la que se apoya todo el trabajo en el sistema.

¿Para qué sirven?

Los datos maestros permiten:

Datos maestros principales en TPVBIT

En TPVBIT, los principales datos maestros son los siguientes:

Categoría Función principal
Familias Clasificación general de productos. Define el tipo de IVA.
Subfamilias Clasificación específica. Define comisiones y sistema de puntos.
Proveedores Registro de empresas que suministran productos.
Artículos Productos o servicios que se venden o compran.
Vendedores Usuarios responsables de la venta. Se vinculan con comisiones.
Clientes Personas o empresas que compran. Pueden ser mostrador o registrados.
Formas de pago Métodos disponibles para realizar una venta (efectivo, tarjeta, etc.).

 

Recomendación

Antes de empezar a trabajar de forma habitual, es aconsejable revisar y completar estos datos maestros.
Una correcta configuración inicial facilitará el trabajo diario y evitará correcciones posteriores.

Familias

Las Familias agrupan productos o servicios que comparten características comunes, por ejemplo:
Bebidas, Panadería, Accesorios, Ropa, etc.

Son el primer nivel de organización de los productos dentro del sistema y pueden contener Subfamilias para una clasificación más detallada.

En TPVBIT, las Familias forman parte de los datos maestros y son clave para la correcta gestión y análisis del negocio.

¿Para qué sirven?

Usar familias correctamente te permite:

En una misma familia no pueden haber productos con diferentes tipos de IVA.

Como acceder a la pantalla de Familias

Para acceder a Familias, puedes hacerlo desde la pantalla de Inicio, pulsando el acceso directo Familias.

También puedes entrar desde el menú lateral izquierdo, seleccionando la opción Familias.

Ambos accesos llevan a la misma pantalla.

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Pantalla de Familias

Al acceder a la pantalla de Familias se muestra un listado con todas las familias creadas en el sistema.

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Desde esta pantalla puedes:

Crear una nueva Familia

  1. Pulsa el botón + Nueva Familia

  2. Se abrirá una ventana para introducir los datos

  3. Rellena los campos necesarios

  4. Pulsa Guardar

La familia quedará lista para usar en los artículos.

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Modificar una Familia

  1. Desde el listado de familias, pulsa el icono del lápiz

  2. Se abrirá la pantalla de edición de la familia

  3. Realiza los cambios necesarios

  4. Pulsa Actualizar para guardar los cambios

La pantalla es la misma que al crear una familia.

Eliminar una Familia
  1. Desde el listado, pulsa el icono de la papelera

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Opciones disponibles al eliminar una familia

1. Cambiar familia y subfamilia manualmente
Permite seleccionar productos concretos y asignarlos a otra familia.

2. Dar de baja productos manualmente
Permite dar de baja productos seleccionados de forma manual.

3. Cambiar familia y subfamilia de todos
Cambia la familia y subfamilia de todos los productos asociados de una sola vez.

4. Dar de baja todos
Da de baja todos los productos asociados a esa familia.


⚠️ Antes de borrar, el sistema te mostrará un aviso de confirmación.

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SubFamilias

Las subfamilias son grupos que dependen de una familia y sirven para organizar mejor los productos o servicios. Permiten trabajar con mayor detalle el catálogo, aplicando condiciones específicas como comisiones, puntos o restricciones de venta.

Dicho de forma sencilla: una subfamilia es un nivel más concreto dentro de una familia.

¿Para qué sirven?

Las subfamilias permiten:

Para evitar errores las subfamilias tienen asociada una familia. Facilita la organización

Cómo acceder a la pantalla de Subfamilias

Para acceder a SubFamilias, puedes hacerlo desde la pantalla de Inicio, pulsando el acceso directo SubFamilias.

También puedes entrar desde el menú lateral izquierdo, seleccionando la opción SubFamilias.

Ambos accesos llevan a la misma pantalla.

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Pantalla de SubFamilias

Una vez accedemos a la pantalla de Familias, podemos pulsar en el botón de la derecha para seleccionar subfamilias.

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Desde esta pantalla podrás ver el listado completo y realizar todas las acciones necesarias.

Crear una SubFamilia

  1. Pulsa el botón + Nueva Subfamilia.

  2. Se abrirá el formulario de alta.

  3. Rellena los campos necesarios.

  4. Pulsa Guardar.

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Modificar una SubFamilia

  1. Desde el listado de subfamilias, localiza la subfamilia.

  2. Pulsa el icono del lápiz.

  3. Se abrirá la pantalla de edición.

  4. Realiza los cambios necesarios.

  5. Pulsa Actualizar.

El funcionamiento es el mismo que en la creación.

Eliminar una SubFamilia

  1. Desde el listado, pulsa el icono de la papelera.

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Opciones disponibles al eliminar una subfamilia.

1. Cambiar familia y subfamilia manualmente
Permite seleccionar productos concretos y asignarlos a otra familia.

2. Dar de baja productos manualmente
Permite dar de baja productos seleccionados de forma manual.

3. Cambiar familia y subfamilia de todos
Cambia la familia y subfamilia de todos los productos asociados de una sola vez.

4. Dar de baja todos
Da de baja todos los productos asociados a esa familia.

⚠️ Antes de borrar, el sistema te mostrará un aviso de confirmación.

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La forma más sencilla de comprobar el % de Comisión, IVA sobre la Comisión e IRPF de la Comisión, es revisar la factura. En la factura de los productos de comisión esta información sale con detalle.

Proveedores

Los proveedores representan a las empresas o personas que suministran productos o servicios al establecimiento.
Son una parte fundamental para el control de compras, el stock y la relación comercial con los suministradores.

¿Para qué sirven?

Los proveedores permiten:

Cómo acceder a la pantalla de Proveedores

Para acceder a Proveedores, puedes hacerlo desde la pantalla de Inicio, pulsando el acceso directo Proveedores.

También puedes entrar desde el menú lateral izquierdo, seleccionando la opción Proveedores.

Ambos accesos llevan a la misma pantalla.

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Pantalla de Proveedores

Una vez accedemos a la pantalla de Proveedores, podemos ver el listado de los proveedores creados actualmente.

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Desde este apartado tenemos 3 acciones:

Crear Nuevo Proveedor

  1. Pulsa el botón + Nuevo Proveedor

  2. Se abrirá una ventana para introducir los datos

  3. Pulsa Guardar para finalizar el alta

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Campos obligatorios.

El resto de campos son opcionales.

Modificar un Proveedor

  1. En el listado de proveedores, pulsa el icono del lápiz

  2. Se abrirá la misma pantalla que en la creación

  3. Realiza los cambios necesarios

  4. Pulsa Actualizar

El funcionamiento es el mismo que al crear un proveedor nuevo.

Eliminar un Proveedor

  1. En el listado, pulsa el icono de la papelera

  2. Se abrirá una pantalla con, el listado de productos asociados a ese proveedor

  3. El sistema informa de que esos productos quedarán sin proveedor o deberán reasignarse

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Opciones disponibles al eliminar un proveedor:

  1. Cambiar el proveedor manualmente
    Cambiar proveedor solo a los productos seleccionados

  2. Baja manualmente
    Dar de baja solo los productos seleccionados

  3. Cambiar proveedor de todos
    Asignar otro proveedor a todos los productos de una sola vez

  4. Baja de todos
    Dar de baja todos los productos del proveedor

Finalmente, el sistema solicita confirmación antes de completar la eliminación.

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Artículos

Los Artículos son los productos o servicios que tu negocio vende.

Pueden ser productos físicos (por ejemplo, ropa o alimentos) o servicios (como un corte de pelo o un tratamiento).
Cada artículo guarda toda la información necesaria para poder venderlo correctamente, como su nombre, precio, impuestos y stock.

¿Para qué sirven?

La gestión de Artículos te permite:

En resumen, es el corazón del sistema, ya que define qué se vende y cómo se vende.

Cómo acceder a la pantalla de Artículos

Para acceder a Artículos, puedes hacerlo desde la pantalla de Inicio, pulsando el acceso directo Artículos.

También puedes entrar desde el menú lateral izquierdo, seleccionando la opción Artículos.

Ambos accesos llevan a la misma pantalla.

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Pantalla de Artículos

Una vez accedemos a la pantalla de Artículos, el sistema está preparado, por defecto, para la creación de un nuevo artículo.

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Desde este apartado tenemos 3 acciones:

Crear Nuevo Artículo

Al entrar en la pantalla de Artículos verás un mensaje en color verde que indica que estás dando de alta un artículo nuevo.

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Artículo bolsa: Si el artículo que estás creando corresponde a una bolsa, marca la opción Artículo bolsa antes de guardar.
Esta opción permite que el artículo aparezca disponible en la pantalla de finalización de venta. Desde allí podrá añadirse la bolsa entregada al cliente y su importe se sumará automáticamente al total.
Puedes crear varios artículos bolsa con precios diferentes. En ese caso, al añadir una bolsa durante la venta, el programa mostrará los distintos tipos disponibles para seleccionar el correspondiente.

Para guardar el artículo puedes:

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Una vez dado de alta el artículo, se activarán las pantallas de Avanzado. En ellas se podrá añadir información adicional.

Avanzado: Permite añadir información complementaria del artículo.

Estos datos no siempre son obligatorios para realizar una venta, pero ayudan a completar la ficha del producto y a mejorar su control dentro del programa.

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Tarifas: Distintos precios de venta para el mismo producto

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Códigos de barras: varios códigos asociados a un mismo artículo

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⚠️ Importante:
Si un producto tiene varios códigos de barras, no deben crearse varios artículos, sino un solo artículo con varios códigos.

Datos contables: se configuran los datos fiscales y económicos del artículo.

Estos datos son importantes porque afectan al cálculo de impuestos, precios, beneficios y comisiones.

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 Control de artículo: se puede consultar el historial de movimientos del producto.

Esta información permite revisar cómo ha cambiado el stock del artículo a partir de las compras, ventas e inventarios registrados en el sistema.

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Modificar un Artículo

  1. Busca el artículo por código, descripción o código de barras

  2. Abre su ficha

  3. Cambia la información necesaria

  4. Guarda los cambios

Dar de baja un Artículo
  1. Busca el artículo por código, descripción o código de barras
  2. Abre su ficha
  3. Pulsa el botón F5 Baja.

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⚠️ El artículo no debe tener stock ni estar en pedidos para poder darse de baja.

Reactivar un producto

Un artículo dado de baja puede volver a activarse para utilizarlo de nuevo en el programa.

La reactivación puede realizarse de dos formas:

Reactivar desde Artículos

  1. Accede a la pantalla de Artículos.

  2. Busca el artículo por código.

  3. Si el artículo está dado de baja, aparecerá el aviso “Artículo dado de baja”.

  4. Pulsa Sí, reactivar.

  5. El artículo se reactivará automáticamente.

Una vez reactivado, el artículo volverá a estar disponible según su configuración.

Reactivar desde Ventas

También es posible reactivar un artículo directamente desde la pantalla de Ventas.

Si introduces el código de un artículo que está dado de baja, el programa mostrará un aviso indicando que el artículo se encuentra dado de baja y preguntará si deseas reactivarlo para añadirlo a la venta.

Para continuar:

  1. Introduce el código del artículo en la pantalla de ventas.

  2. Si el artículo está dado de baja, aparecerá el aviso “Artículo dado de baja”.

  3. Pulsa Sí, reactivar.

  4. El artículo se reactivará automáticamente.

  5. Una vez reactivado, aparecerá en la venta para poder continuar con el proceso.

Si no deseas reactivarlo, pulsa No, cancelar.

⚠️ Importante:
Antes de vender un artículo reactivado, revisa que sus datos principales estén actualizados, especialmente la descripción, el precio, el IVA, el proveedor y la configuración de stock.

Vendedores

El módulo Vendedores permite registrar y gestionar a las personas que realizan ventas en el negocio.
Gracias a este módulo, cada operación puede quedar asociada a un vendedor concreto, lo que facilita el control, el seguimiento y el análisis de la actividad comercial.
Es un elemento clave para conocer el rendimiento del equipo de ventas y para aplicar, si se desea, sistemas de comisiones o incentivos.

¿Para qué sirven?

El módulo Vendedores sirve para:

Cómo acceder a la pantalla de Vendedores

Para acceder a Vendedores, puedes hacerlo desde la pantalla de Inicio, pulsando el acceso directo Vendedores.

También puedes entrar desde el menú lateral izquierdo, seleccionando la opción Vendedores.

Ambos accesos llevan a la misma pantalla.

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Pantalla de Vendedores

Al acceder al módulo, se muestra un listado con todos los vendedores registrados en el sistema.

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Desde este listado puedes:

Crear Nuevo Vendedor
  1. Pulsa el botón + Nuevo Vendedor.

  2. Se abrirá el formulario de alta.

  3. Rellena los campos necesarios.

  4. Pulsa Guardar para registrar el vendedor.

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Nombre Vendedor (obligatorio):
Nombre que identifica al vendedor.
Debe tener al menos 5 caracteres.

Código Vendedor (obligatorio): 
Código interno para identificar al vendedor.
Se recomienda que esté relacionado con su nombre.

Teléfono Fijo : 
Número de teléfono fijo (opcional).

Móvil (obligatorio): 
Teléfono de contacto.

Nif (obligatorio):
Número de identificación fiscal

Correo electrónico, País, Provincia, Población, Código postal y Dirección:
Datos de contacto del cliente

Modificar un Vendedor

  1. Localiza el vendedor en el listado.

  2. Pulsa el icono del lápiz.

  3. Se abrirá el formulario con los datos actuales.

  4. Realiza los cambios necesarios.

  5. Pulsa Actualizar para guardar los cambios.

Eliminar un Vendedor

  1. Localiza el vendedor en el listado.

  2. Pulsa el icono de la papelera.

  3. El sistema mostrará un mensaje de confirmación.

  4. Confirma la eliminación para finalizar el proceso.

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Clientes

Los clientes representan a las personas físicas o jurídicas con las que mantenemos una relación comercial de venta. 

¿Para qué sirven?

Los clientes permiten:

Cómo acceder a la pantalla de Clientes

Para acceder a Clientes, puedes hacerlo desde la pantalla de Inicio, pulsando el acceso directo Clientes.

También puedes entrar desde el menú lateral izquierdo, seleccionando la opción Clientes.

Ambos accesos llevan a la misma pantalla.

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Pantalla de Clientes

Una vez accedemos a la pantalla de Clientes, el sistema está preparado, por defecto, para la creación de un nuevo cliente.

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Desde esta pantalla podrás realizar estas acciones:

Crear Nuevo Cliente

  1. Accede al módulo Clientes.

  2. La pantalla se abrirá por defecto en modo Cliente Nuevo.

  3. Rellena los campos necesarios.

  4. Pulsa Guardar para registrar el cliente.

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Avanzado

Una vez creado el cliente, se activa el apartado Avanzado, donde se definen condiciones específicas.

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Modificar un cliente

  1. Accede al módulo Clientes.

  2. Pulsa la lupa para abrir la búsqueda.

  3. Localiza el cliente por nombre, código, teléfono o NIF.

  4. Pulsa Intro para abrir la ficha.

  5. Realiza los cambios necesarios.

  6. Guarda los cambios.

El funcionamiento es el mismo que en la creación.

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Eliminar un cliente

  1. Busca el cliente.

  2. Pulsa el botón Eliminar cliente (F5).

  3. Confirma la eliminación.

⚠️ Si el cliente tiene deudas pendientes, el sistema no permitirá eliminarlo hasta que se liquiden.

Formas de pago

Las Formas de Pago son los distintos medios que se utilizan para cobrar una venta al finalizarla.
Permiten indicar cómo se ha recibido el importe de cada venta, por ejemplo en efectivo, tarjeta, transferencia, vale u otros métodos disponibles en el sistema

¿Para qué sirven?

Las Formas de Pago permiten:

Cómo acceder a la pantalla de Formas de Pago

Para acceder a Formas de pago, puedes hacerlo desde la pantalla de Inicio, pulsando el acceso directo Ajsutes, y una vez dentro Formas de pago.

También puedes entrar desde el menú lateral izquierdo, seleccionando la opción Ajustes.

Ambos accesos llevan a la misma pantalla.

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Pantalla de Formas de Pago

Al acceder al módulo se muestra un listado con todas las Formas de Pago creadas.

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Desde este apartado tenemos 3 acciones:

Crear Nueva Forma de Pago

  1. Pulse el botón “+ Añadir Forma de Pago” situado en la parte superior del listado.

  2. Se abrirá un formulario para introducir los datos de la nueva Forma de Pago.

  3. Pulsa Guardar para registrarlo.

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Modificar una Forma de Pago

  1. Localice la Forma de Pago en el listado. Puedes buscar por código o por nombre.

  2. Pulse el icono del lápiz.

  3. Se abrirá la misma pantalla que en la creación, pero en modo edición.

  4. Realice los cambios necesarios y pulse Actualizar

El funcionamiento es el mismo que al crear una nueva Forma de Pago.

Eliminar una Forma de Pago

  1. Localice la Forma de Pago en el listado. Puedes buscar por código o por nombre.

  2. Pulse el icono de la papelera.

  3. El sistema mostrará un mensaje de confirmación.

  4. Confirme la acción para eliminar el registro

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